משרד קבלה מבוסס בינה מלאכותית (AI) הוא תוכנה המנהלת באופן אוטומטי את העבודה הניהולית במרפאת שיניים: פקידת קבלה מבוססת בינה מלאכותית עונה על כל שיחה ומבצעת תורים 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע, ביותר מ-29 שפות; זכאות לביטוח נבדקת אוטומטית לפני כל ביקור; המטופלים ממלאים טופס קבלה דיגיטלי לפני הגעתם; תיעוד רפואי נכתב אוטומטית לעיון הרופא; והמערכת ממלאת מחדש את לוח התורים — וכל הנתונים נרשמים במערכת ניהול המרפאה שהצוות שלכם כבר משתמש בה.
כל שלב פועל באופן עצמאי, אך הסדר חשוב: החיבור ל-PMS מספק נתונים לטלפון ה-AI, הטלפון ה-AI מספק נתונים למערכת הניתוח, ורק לאחר שהמעקב מותקן באתר האינטרנט שלך, נתוני הניתוח הופכים לנתונים ברמה חשבונאית. יש לבצע את התהליך מההתחלה ועד הסוף.
סנכרון דו-כיווני עם Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack ועוד. הפלטפורמה קוראת את לוח הזמנים, המטופלים, התיקים הרפואיים, פרטי הביטוח וספרי החשבונות שלכם — ויכולה לשכתב לתוכם תורים, הערות קליניות, מסמכים ותשלומים. מערכת ה-PMS שלכם נשארת מערכת הרישום הרשמית; שום מידע אינו מועבר.
Front Desk AI אינה תוסף פשוט המותקן על הקו הקיים שלכם — זוהי מערכת VoIP עננית מלאה למרפאה, שתוכננה כך שכל צלצול יזין את אותה שכבת בינה מלאכותית המשמשת את הטפסים, לוח הזמנים וספר החשבונות שלכם.
קו ייעודי לעסק, בתוספת מספרי טלפון ניתנים למעקב ללא הגבלה — מספר אחד לכל מודעה, קמפיין, דיוור או פרופיל Google. כל מספר נושא עמו את מקורו, כך שכאשר הטלפון מצלצל, אתם כבר יודעים איזו השקעה שיווקית גרמה לו לצלצל.
בנו מערכות ניתוב שיחות שמברכות את המתקשרים לפי קו, מנתבות את השיחות לפי מחלקה או נותן שירות, משמיעות הודעות מחוץ לשעות הפעילות, ומעבירות את המתקשרים ליעד הנכון — דלפק הקבלה, תיבת הדואר הקולי או פקידת הקבלה המונעת על ידי בינה מלאכותית — מבלי שאף אחד יגע בטלפון.
כל שיחה מוקלטת ועוברת ביקורת בהתאם לתקן HIPAA, מתועתקת, מסוכמת ומסומנת לפי מטרה תוך שניות ספורות לאחר סיום השיחה. מפות חום של שיחות שלא נענו מראות בדיוק באילו שעות מתרחשת ירידה בהכנסות, ושיעור סגירת השיחות מקשר בין כל שיחה שנענתה לשאלה האם אכן נקבע תור.
רוב הפלטפורמות מדווחות על פעילות — קליקים, חשיפות, ביקורים. פלטפורמה זו מדווחת על תוצאות, מכיוון שהיא השכבה היחידה שרואה הן את הקליק על המודעה והן את השלמת הטיפול. להלן הנתונים שנאספים באופן אוטומטי לאחר השלמת השלבים 1 ו-5:
לחיצות על מודעות מגיעות עם מזהי הלחיצה ועלותן, הנרשמים ברגע שהמבקר נכנס לדף — ללא צורך בייצוא לגיליון אלקטרוני מפלטפורמות הפרסום.
צפיות בדפים, מקורות תנועה, תגי קמפיין ומקורות הפניה — משולבים למסלול אחד לכל מבקר, ולא מפוזרים בין מפגשים נפרדים.
שיחות טלפון מצטרפות לאותו המסלול: תוצאה, הזמנה, סנטימנט ותמלול, המקושרים לקמפיין שגרם לטלפון לצלצל.
פרצות אבטחה בתחום הבריאות אינן דבר תיאורטי — מרפאות נדרשות לשלם כופר ומאגרי מידע של מטופלים נגנבים. הארכיטקטורה הזו מניחה את התרחיש הגרוע ביותר ומנטרלת את השפעתו:
כל הנתונים המועברים בין מערכת ניהול המרפאה (PMS) שלכם, המטופלים שלכם והפלטפורמה מועברים באמצעות חיבורי TLS מוצפנים. שום מידע אינו מועבר ברשת בצורה הניתנת לקריאה.
כל שדה מוגן — שם, תאריך לידה, מצב רפואי, רישום בתיק הרפואי — מוצפן בנפרד באמצעות AES-256-GCM לפני אחסונו. לא מדובר בהצפנה של הדיסק כולו, שמבטלת את ההצפנה של כל הנתונים בעת האתחול: כל שדה מוצפן בנפרד.
בנוסף לכך, הנתונים המוגנים מקודדים מחדש לסמלים גרפיים קנייניים, כאשר המפתחות נשמרים בנפרד מהמאגר עצמו — מנעול שני עם מפתח שני, במקום אחר.
התוצאה המעשית: אם אי-פעם יגנבו את מסד הנתונים במלואו, הגנב יחזיק ברשותו רצפים של סמלים חסרי משמעות — ללא שמות, ללא תאריכי לידה, ללא היסטוריה רפואית. מבחינת התוקף, נתוני המטופלים למעשה אינם קיימים.
לא. הפלטפורמה מתחברת למערכת ה-PMS שאתם כבר מפעילים — Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack ועוד — באמצעות סנכרון דו-כיווני. מערכת ה-PMS שלכם נשארת מערכת הרישום הראשית, כל עדכון חוזר הוא מתג הפעלה/כיבוי שאתם שולטים בו, ואין צורך בהעברה של נתונים ואין זמן השבתה.
כן. המערכת קוראת את לוח הזמנים שלכם בזמן אמת ומזמינה תורים פנויים בפועל — תוך שמירה על הכללים של כל מטפל, כולל אילו מטפלים רשאים לטפל בשתי עמדות בו-זמנית ואילו אסור להם לקבוע שני תורים במקביל. היא מבצעת שינויים בלוח הזמנים, מבטלת תורים ומתעדת כל שיחה עם תמלול, סיכום ותוצאה בתיק המטופל.
במהלך שעות העבודה, הבינה המלאכותית מעבירה את השיחה לדלפק הקבלה שלכם, ומחוץ לשעות העבודה היא רושמת הודעה מובנית הכוללת התחייבות לחזור אליכם. כך או כך, הצוות שלכם מקבל את תמלול השיחה המלא ואת ההקשר, כך שאף אחד לא צריך להתחיל את השיחה מאפס.
עד לרמת הדולר הבודד. כל לחיצה על מודעה מתועדת עד לביקור באתר, למילוי הטופס או לשיחה, לתיק המטופל ולהכנסות מהטיפול שהושלם — ולאחר מכן נזקפת לזכות המודלים הבאים: "מגע ראשון", "מגע אחרון", "ליניארי", "דעיכת זמן" ו"מבוסס מיקום". אתם רואים את העלות למטופל ואת הערך לכל אורך חיי הלקוח לכל ערוץ, ולא את העלות ללחיצה.
הטלפון שלכם הופך לדלת כניסה שלא נסגרת לעולם. הבינה המלאכותית עונה על כל שיחה, מזהה את המתקשר לפי המספר שלו, ומשוחחת איתו על התור שלו — השיננית שלו, סוג הביקור, יתרת התשלום — ולא לפי תסריט קבוע.
המטופלים ממלאים את הטפסים באמצעות הודעת הטקסט המאשרת — טפסים ביותר מ-100 שפות, חתימות אלקטרוניות, תמונות של כרטיסי ביטוח ותעודות זהות — והתשובות נרשמות ישירות בתיק הרפואי. אף אחד לא מקליד את אותו הדבר פעמיים.
כל מטופל שנקבע לו תור למחר עובר אימות אוטומטי במהלך הלילה — מידע על זכאות, זכויות וסימונים על מידע חסר מתועדים בתיק הרפואי עוד לפני שהמטופל מתיישב.
קטע קטן אחד באתר שלכם, בתוספת שתי הרשאות מ-Google, והנתונים השיווקיים שלכם כבר לא יהיו הערכות בלבד. זהו הצעד שהופך את "קיבלנו 50 קליקים" ל"Google Ads הביא לנו 11 מטופלים בשווי 38,000 דולר ברבעון הזה".
הקליטו את דבריכם מהכיסא, או תנו למערכת לנסח את הרישומים על פי לוח הזמנים היומי עוד לפני שתתיישבו. הבינה המלאכותית לומדת את סגנון הדיבור והמבנה של כל מטפל, והרישומים המוגמרים מועברים ישירות למערכת הניהול הרפואית (PMS).
החולים שעלולים להיעלם מתגלים ונפנים אליהם לפני שהם נעלמים — והחובות הנותרים נגבים באופן אוטומטי באמצעות קישורי תשלום, במקום שיחות טלפון מביכות.
אין כאן מה להגדיר — שלב זה נועד לאמת את מה שכבר קיים. כל תיק מטופל שסנכרנת מוגן על ידי שתי שכבות הצפנה נפרדות, גישה מבוססת תפקידים ורישום ביקורת מלא, במסגרת הסכם שותף עסקי חתום.
מכיוון שמערכת הטלפוניה והפקידת קבלה המונעת על ידי בינה מלאכותית מהוות פלטפורמה אחת, המעבר ביניהן מתבצע בצורה חלקה: הבינה המלאכותית יכולה לקבל שיחות מחוץ לשעות העבודה, לקלוט את העומס כאשר הצוות עסוק בטיפול בחולים, או לענות על כל השיחות 24/7 — ולבצע הזמנה ישירות למערכת הניהול הרפואית (PMS) באותה שיחה שבה היא ענתה.
ה-AI של דלפק הקבלה עולה 249.99 דולר לחודש כתוספת — והוא כלול ב-Practice Autopilot.
לצפייה במחירי מערכות הטלפוניה →כאשר מבקר הופך למטופל — באמצעות טופס, שיחת טלפון או הזמנת תור — המסלול האנונימי שלו מקושר לתיק הרפואי האמיתי.
כספי הטיפול שגבו הושלמו מוחזרים לערוץ שהניב אותם, בהתאם לחמישה מודלים של ייחוס: מגע ראשון, מגע אחרון, ליניארי, דעיכה לפי זמן ומבוסס מיקום.
הנתונים על התפוקה מותאמים למיקום הגיאוגרפי של המטופלים לפי מיקוד, כך שתוכלו לראות אילו שכונות — ואילו ערוצים באותן שכונות — באמת מניבים תוצאות.
ההבדל במשפט אחד: כלים אחרים מראים לכם כמה עולות המודעות שלכם לכל קליק — הכלי הזה מראה לכם כמה הן מכניסות לכל מטופל.
ארכיטקטורת האבטחה המלאה — התשתית, הביקורת, מצב התאימות ושכבת האבטחה הנוספת האופציונלית — מפורטת בדף "אבטחה". קרא את סקירת האבטחה המלאה
נתוני המטופלים מוצפנים תחילה שדה אחר שדה באמצעות AES-256-GCM, ולאחר מכן מקודדים מחדש לסמלים גרפיים קנייניים לפני האחסון, כאשר המפתחות נשמרים בנפרד מהמאגר. גנב שיגנוב את המאגר כולו יחזיק בידיו סמלים בלתי קריאים — ללא שמות, ללא תאריכי לידה וללא נתונים רפואיים.
חיבור ה-PMS מסתיים בדרך כלל באותו היום, והרישום הדיגיטלי מתחיל לפעול מיד לאחר מכן. שירות הטלפון המבוסס על בינה מלאכותית מתחיל לפעול תוך מספר ימים — העברת שיחות או העברת מספר הן השלבים הארוכים ביותר. חיבורי Google אורכים כעשר דקות בעזרת רשימת הבדיקה המובנית בלוח המחוונים. מרבית המרפאות עוברות אוטומציה מלאה תוך שבועיים.
כן. המטופלים, לוח הזמנים ונתוני הניתוח של כל סניף מופרדים לסניף הספציפי הזה, בעוד שמרכזי השליטה ברמת הקבוצה מסכמים את הביצועים מכל הסניפים.
כן. קיימת הסכמת שותף עסקי (Business Associate Agreement) כמקובל, הגישה מבוססת על תפקידים, וכל גישה לנתוני מטופלים מתועדת ביומן הביקורת. הדפים "אבטחה" ו"תאימות ל-HIPAA" מתעדים את מדיניות האבטחה במלואה.
כל היכולות המופיעות בעמוד זה כבר קיימות בפלטפורמה — זוהי התצורה המדויקת והמסודרת שמובילה את המרפאה ממצב של "משחק טלפון" ולוחות נייר למשרד קבלה שמשיב לכל שיחה, מאמת כל תוכנית, רושם הערות משלו, ומעקב אחר כל דולר שיווקי עד לכיסא המטופל. תכננו אחר צהריים שקט לשני השלבים הראשונים; השאר יופעלו תוך כדי עבודה.
הדרכה בת 20 דקות עם הנתונים שלכם: מה היה עונה הטלפון המונחה בינה מלאכותית בשבוע שעבר, מה הייתה מגלה בדיקת האימות, וכמה באמת מרוויח השיווק שלכם.
Practice Autopilot מאגד את כל פעילות המשרד הקדמי: פקידת קבלה קולית מבוססת בינה מלאכותית עם מערכת טלפוניה מלאה בענן, רישומים רפואיים מבוססי בינה מלאכותית, שילוב ישיר עם מערכת ניהול המרפאה (PMS), אימות ביטוח ללא הגבלה, תשלומים של מטופלים, תיעוד קולית של טיפולי חניכיים ופקס דיגיטלי — תמורת 3,045 ₪ ILS לחודש. אם רוכשים את אותם תוספים בנפרד, עלותם עולה על 1,200 דולר לחודש.
חסכו 300 דולר ומעלה בחודש בהשוואה לתוכנית "à la carte"
ללא התחייבות • ניתן לבטל בכל עת • התחייבות להחזר כספי תוך 30 יום
רוצים רק שיטפלו בשיחות הטלפון? תוכנית "הפקידה הווירטואלית" עולה 499 דולר לחודש — ראה מחירים
רוצים את כל החבילה — ייעוץ וירטואלי, ניתוח תביעות, Voice Perio, תמיכה מועדפת, ובנוסף לכך גם תהליך קליטה אישי ומפנק? תוכנית "AI Dental Office" עולה 1,499.99 דולר לחודש — ראו את חבילת "הכל כלול"
