Open Dental נותרת מערכת ניהול המרפאה והתיק הרפואי שלכם. Digital Fax משתמשת באותו חיבור סנכרון בזמן אמת כמו שאר שירותי Intake.Dental: ה-API שפורסם על ידי Open Dental, המופעל על ידי ה-eConnector בשרת שלכם. אין גישה ישירה למסד הנתונים ואין צורך להתקין דבר בתחנות העבודה שלכם. פקס שנשלח הופך למסמך רגיל במודול ההדמיה של המטופל, ולכן הוא נשאר ב-Open Dental גם אם תפסיקו להשתמש בשירותינו. כמו כן, אנו שומרים עותק מוצפן של כל פקס אצלנו.
פקסים נכנסים נשלחים למספר פקס שהוגדר עבור המרפאה שלכם ומגיעים לתיבת הדואר הנכנס של "פקס דיגיטלי" בלוח המחוונים שלכם. קובץ ה-PDF נשמר ומוצפן עוד לפני שמתרחש כל דבר אחר, כך שאפילו פקס שה-AI אינו מצליח לקרוא נשמר עבור הצוות שלכם. המשרד יכול לקבל דוא"ל עבור כל פקס חדש, הכולל את סוגו, סיכום בן שורה אחת וקישור למרכז השליטה. הדוא"ל לעולם אינו מכיל את קובץ ה-PDF, והוא מציין את שם המטופל רק לאחר שאושר התאמה לרישומים שלכם. פקסים זבל ופקסים המוניים נשמרים בארכיון ואינם מפעילים שליחת דוא"ל.
כל פקס נקרא כמסמך, כולל סריקות באיכות נמוכה. הוא מקבל סיווג, סיכום של זהות השולח, מה הוא מבקש מהמשרד לעשות, והמטופל שעליו הוא עוסק. ההתאמה למטופל מתבצעת באופן אוטומטי רק כאשר שם המשפחה ותאריך הלידה המופיעים בפקס תואמים במדויק למטופל אחד ברשומותיכם. כל התאמה פחות מדויקת נשארת כהצעה, וצוותכם הוא זה שבוחר את המטופל. הבינה המלאכותית הונחתה שלא לנחש תאריך לידה בשום פנים ואופן.
הצוות שלכם מאשר את זהות המטופל ולוחץ על "שמור". קובץ ה-PDF מועלה למודול ההדמיה של אותו מטופל, בתיקייה שנבחרה לפי סוג הפקס וניתן לאתר אותה לפי שמה בהגדרות ההדמיה שלכם: הפניות ובקשות לתיקים רפואיים מועברות לתיקיית "מכתבים", זכויות ביטוח ודפי פירוט תשלומים (EOB) מועברים לתיקיית "ביטוח", אישורים רפואיים ומרשמים מועברים לתיקיית "היסטוריה רפואית", דפי מעבדה מועברים לתיקיית "דפי מעבדה" וחשבוניות מועברות לתיקיית "כספים". לכל סוג יש תיקיות גיבוי כגון "מידע על המטופל" או "שונות". אם אף אחת מהתיקיות הללו אינה קיימת במרפאה שלכם, הפקס לא יועבר לתיקייה הראשונה שתופיע. הוא יישאר שמור ב-"Intake.Dental" וההערה בתיק הרפואי תציין זאת. הערה ביומן התקשורת נכתבת לאותו תיק, לדוגמה: "פקס מ-(760) 555-0100 (הפניה) הועבר ל'הדמיה' > 'מכתבים'", ולאחריה הסיכום.
אם אתם משתמשים גם באימות ביטוח: כאשר לא ניתן לסדר את בדיקת הזכויות באופן אלקטרוני, מערכת האימות מבקשת מהמבוטח לשלוח בפקס את פירוט הזכויות. כאשר הפקס מתקבל, הוא נקרא לתוך שורות כיסוי לפי הליך עבור המטופל: אחוז הכיסוי, השתתפות עצמית, האם ההשתתפות העצמית חלה, תדירות, תקופת המתנה ומגבלות גיל, כפי שהמבוטח הדפיס אותן. כאשר הצוות שלכם מאשר זאת, קובץ ה-PDF נשמר בתיקיית "הדמיה > ביטוח" של המטופל, עם הערה ביומן התקשורת המציינת את שם המבטח ואת מספר שורות הכיסוי שנרשמו. אם לשני רשומות מטופלים יש אותו מספר תיק, לא נשמר דבר באף אחד מהתיקים.
הפעל את ה"פקס הדיגיטלי" בלוח הבקרה, ואנו נקים מספר פקס עבור המרפאה שלך. אם ברצונך להמשיך להשתמש במספר הפקס הנוכחי שלך, בקש מספק שירותי הטלפוניה שלך להפנות אותו למספר החדש. אם המרפאה שלכם כבר מחוברת ל-Open Dental דרכנו (מפתח API שהודבק בהגדרות ה-API של Open Dental, כאשר ה-eConnector פועל), אין צורך בהגדרות נוספות לשמירת קבצים ב-Imaging. המערכת משתמשת בשמות התיקיות הקיימות במרפאה שלכם, לכן יש לוודא שקיימות תיקיות כגון "מכתבים", "ביטוח" ו"טפסי מעבדה". "פקס דיגיטלי" הוא תוסף בעלות של 99.99 דולר לחודש, והוא כלול ב-Practice Autopilot וב-AI Dental Office. הסכם BAA נחתם לפני העברת כל נתוני המטופלים, והפקסים מאוחסנים בצורה מוצפנת.
יש לאחסן אותם מתוך תיבת הדואר הנכנס של הפקס הדיגיטלי. הפקסים מגיעים כקובצי PDF למספר הפקס של המרפאה, הבינה המלאכותית ממיינת אותם ומתאימה אותם למטופל, ולחיצה אחת מעלה את קובץ ה-PDF למודול ההדמיה של אותו מטופל, בתיקייה המתאימה לסוג הפקס. אף אחד לא מדפיס, סורק או גורר קובץ לתוך התיק הרפואי.
זה תלוי בסוג הפקס. הפניות ובקשות לתיקים נשלחות לתיקיית "מכתבים". זכויות ביטוח ודפי פירוט תשלומים (EOB) נשלחים לתיקיית "ביטוח". אישורים רפואיים ומרשמים נשלחים לתיקיית "היסטוריה רפואית". טפסי מעבדה נשלחים לתיקיית "טפסי מעבדה". חשבוניות ודוחות נשלחים לתיקיית "כספים". כל דבר אחר מועבר ל"מכתבים" או ל"שונות". ניתן למצוא את התיקיות לפי שם בהגדרות ה-Imaging האישיות שלכם, ולכל סוג יש אפשרויות חלופיות. אם אף אחת מהן אינה קיימת, הפקס לא מועלה ונשאר ב-"Intake.Dental", כך שהוא לעולם לא יגיע לתיקיה שאינה קשורה.
רק כאשר יש וודאות. פקס מותאם באופן אוטומטי כאשר שם המשפחה ותאריך הלידה המודפסים עליו תואמים במדויק למטופל אחד ברשומות שלכם. אחרת, קריאת השם על ידי הבינה המלאכותית מוצגת כרמז, וצוותכם בוחר את המטופל לפני התיעוד. שום דבר לא נכנס לתיק הרפואי עד שאחד מחברי הצוות לוחץ על "תיעוד".
שם מצוין היכן נמצא קובץ ה-PDF. רישום תקשורת טיפוסי נראה כך: "פקס מ-(760) 555-0100 (הפניה) הועבר ל-Imaging > Letters", ולאחר מכן מופיע סיכום בן שורה אחת. אם ההעלאה נכשלה, ההערה מציינת שהפקס נשמר בתיקיית Intake.Dental ועדיין לא הועבר ל-Imaging, כך שאף אחד לא יחפש מסמך שאינו נמצא שם.
הפקס עדיין שמור תחת פרטי המטופל ב-Intake.Dental, וההערה מציינת שהוא עדיין לא נמצא ב-Imaging. אין ניסיון חוזר אוטומטי. שלחו את הפקס שוב ברגע ש-Open Dental יחזור לפעול כדי להוסיף אותו ל-Imaging. אין כל בעיה לשלוח אותו שוב.
לא, כל עוד התיאור של המסמך ב-Imaging עדיין מכיל את מספר הפקס שלו, כגון [פקס 7a1b2c3d]. לפני ההעלאה, נבדק כל הטבלה כדי לאתר את המספר הזה. אם מישהו משנה את שם המסמך ומסיר את המספר, העלאה חוזרת מאוחרת יותר עלולה להוסיף עותק שני.
כן. שלחו קובץ PDF מהלוח המחוונים עם דף שער ובדקו אם הוא נמסר. הפקסים נשלחים ממספר הפקס של המרפאה שלכם, כך שהתשובות מגיעות לתיבת הדואר הנכנס שלכם. אם למרפאה עדיין אין מספר משלה, השליחה תידחה ולא תשלח תחת מספר של מישהו אחר.
כאשר מבטח שולח בפקס פירוט זכויות שהבקשה לאימות דרשה, הוא נקלט כשורות כיסוי לפי הליך עבור אותו מטופל. לאחר שהצוות שלכם מאשר זאת, קובץ ה-PDF מועבר לתיקייה "הדמיה > ביטוח" של המטופל, יחד עם הערה ביומן התקשורת. שורות הכיסוי נשמרות ב-Intake.Dental. אין רישום כלשהו בטבלת ההטבות של התוכנית ב-Open Dental.
לא. העלאת המסמכים לתיק הרפואי מיועדת אך ורק לתוכנת Open Dental. בתוכנות אחרות לניהול מרפאות, הפקס נשמר בתיקיית המסמכים של המטופל ב-Intake.Dental, ובמקרים שבהם המערכת שלכם מקבלת הערות מאיתנו, תועד הפקס כהערה בתיק הרפואי.
לא. בפקס מופיעים לרוב שם המטופל והמחלה, ולכן הודעת הדוא"ל כוללת רק את סוג הפקס, סיכום בן שורה אחת וקישור למרכז השליטה, שדורש התחברות. שם המטופל מופיע רק לאחר שאושרה ההתאמה מול הרישומים שלכם.
אם במרפאת Open Dental שלכם עדיין מדפיסים פקסים, סורקים אותם וגוררים אותם לתוך Imaging, התוכנה הזו מבטלת את השלבים האלה. הפקסים מגיעים למספר שלכם, הבינה המלאכותית (AI) ממיינת אותם, מסכמת אותם ומשייכת אותם למטופל ברגע שהיא בטוחה בזיהוי, ולחיצה אחת מסדרת את קובץ ה-PDF בתיקיית ה-Imaging הנכונה עם הערה ביומן התקשורת. פקסים הנוגעים לזכויות הביטוח ממלאים גם את טבלת הכיסוי שלכם. Open Dental נשאר התיק הרפואי שלכם.
Open Dental הוא סימן מסחרי של Open Dental Software, Inc. Intake.Dental הוא מוצר עצמאי, שאינו קשור ל-Open Dental Software, Inc., אינו נתמך על-ידה ואינו ממומן על-ידה.
למרפאה שלכם מוקצה מספר פקס משלה, וכל פקס שנכנס מגיע לתיבת דואר נכנס בלוח הבקרה שלכם, במקום למגש הפקסים. ה-AI קורא כל פקס, ממיין אותו (הפניה, בקשת רשומות, זכויות ביטוח, EOB, אישור רפואי, מרשם, טופס מעבדה, חשבונית), כותב סיכום בן שורה אחת, ומשויך אותו למטופל כאשר השם ותאריך הלידה המודפסים על הפקס מצביעים על מטופל אחד בלבד. פקסים לא רצויים נשמרים בארכיון עם הגעתם. כאשר הצוות שלכם מתייק פקס, קובץ ה-PDF מועלה למודול ההדמיה של אותו מטופל ב-Open Dental, בתיקייה המתאימה לסוג הפקס, והערות יומן התקשורת מציינות לאן הוא הועבר. תוכלו גם לשלוח פקסים ממרכז השליטה ולראות אם הם נמסרו. Open Dental נשאר התיק הרפואי שלכם ומערכת התיעוד שלכם.
הדגמה של 20 דקות באמצעות לוח הזמנים והקודים הפרוצדורליים שלך. ללא החלפה, ללא העברה, ללא צורך בהחלפת מערכת.
