Open Dental נותרת מערכת ניהול המרפאה ולוח הזמנים שלכם. זהו דף הזמנת תורים למטופלים. הדף בודק את לוח הזמנים שלכם בזמן אמת באמצעות ה-API של Open Dental, ומעדכן את התורים החדשים באותו אופן. אין צורך לסנכרן לוח שנה נוסף, אין צורך להעביר נתונים, ואין צורך להשבית את שירותי ה-eServices.
אנו מנפיקים מפתח API, ואתם מדביקים אותו ב-Open Dental תחת "הגדרות" > "הגדרות מתקדמות" > "API". הקריאות עוברות דרך ה-eConnector שכבר פועל בשרת שלכם, באותו אופן שבו מתחברים לקוחות API אחרים של Open Dental. לא מותקן דבר בתחנות העבודה שלכם, ואין צורך בכניסה למסד נתונים, ב-VPN או בהעברת יציאות. השרת שלכם צריך להישאר פועל, מכיוון שהזמנים נקראים מ-Open Dental וכל הזמנה נבדקת בזמן אמת לפני שהיא נרשמת.
הדף מציג זמנים הנמצאים בתוך שעות הפעילות של המטפל וסוגי התורים שהגדרת בלוח הבקרה שלנו. זמנים שכבר הוזמנו ב-Open Dental עבור אותו מטפל אינם מופיעים, וכך גם זמנים שבהם כל הכיסאות תפוסים. תורים מסוג "שבור", "רשימה לא מתוזמנת" ו"מתוכנן" אינם חוסמים זמן, מכיוון שהם אינם תופסים כיסא. אם לא ניתן לקרוא את הנתונים מ-Open Dental באותו רגע, הדף לא יציג זמנים כלל במקום להציג ניחושים. ב-Open Dental, הזמנה מקוונת פועלת כרגע רק במסגרת תהליך קבלת מטופלים חדשים, ולכן יש להפעיל את הזמנה מקוונת למטופלים חדשים בהגדרות התזמון שלנו. מטופל שבוחר ב'מטופל קיים' יקבל הודעת שגיאה וייאלץ לחזור ולבחור ב'מטופל חדש'. מכיוון שמדובר בתהליך למטופלים חדשים, טיפולי ניקוי וסוגי תורים אחרים בתחום ההיגיינה אינם מוצעים עדיין באופן מקוון למרפאות המשתמשות ב-Open Dental. מטופלים חוזרים יכולים לקבוע תורים לבדיקות ולביקורים אחרים שאינם קשורים להיגיינה. לפני יצירת תיק רפואי, אנו מחפשים ב-Open Dental לפי שם ותאריך לידה, לאחר מכן לפי שם בלבד, לאחר מכן לפי מספר טלפון, ולבסוף לפי דוא"ל. תיק מטופל חדש נוצר רק אם לא נמצא התאמה. התאמה לפי שם בלבד, מספר טלפון בלבד או דוא"ל בלבד עשויה לקשר את ההזמנה לתיק קיים גם כאשר תאריך הלידה או השם שונים (לדוגמה, הורה וילד עם אותו שם, או בני משפחה המשתמשים באותו מספר טלפון), ולכן יש לבדוק את התיק בכל הזמנה מקוונת.
רגע לפני השמירה, אנו קוראים שוב את הנתונים מ-Open Dental לאותו היום. אם הזמן של המטפל כבר נלקח, או שכל הכיסאות תפוסים, המטופל מתבקש לבחור מועד אחר ולא נרשמת שום הערה. אחרת אנו בוחרים את הכיסא: חדרי הטיפול שהרופא משתמש בהם ביותר מופיעים ראשונים, לאחר מכן שאר הכיסאות במרפאה, ואנו לוקחים את הראשון הפנוי למשך כל הביקור. אם לא ניתן ליצור קשר עם Open Dental לצורך בדיקה זו, ההזמנה נדחית והמטופל מתבקש לנסות שוב או להתקשר למרפאה. אם הזמן פנוי, המטופל רואה אישור ברגע שהבדיקה בזמן אמת מסתיימת, והתיק הרפואי והתור נרשמים ב-Open Dental זמן קצר לאחר מכן, עם התאריך, השעה והרופא שבחר. משך התור תואם את סוג התור, תוך שימוש בדפוס של זמן רופא וזמן עוזר המותאם לתורים שלכם. אם הרישום נכשל, אנו מנסים שוב באופן אוטומטי וההזמנה מסומנת לצוות שלכם.
הכיסא הוא הכיסא הפנוי הראשון לפי הסדר הרגיל של הספק שלך, ולא לפי כלל לפי סוג, ולכן ייתכן שזה לא הכיסא שהמתאם שלך היה בוחר. הזמנות מקוונות מופיעות כרגע ב-Open Dental עם ההערה '[AI PHONE BOOKING]', אותה תווית כמו בהזמנות טלפוניות. בדוק את ההתאמה לתיק המטופל בכל הזמנה, והעבר את התור ב-Open Dental אם נדרש כיסא אחר. הזמנות מקוונות ב-Open Dental הן תכונה חדשה יחסית בהשוואה לשאר התכונות של Open Dental, לכן יש לבדוק בקפידה את ההזמנות של השבוע הראשון.
ההגדרה אורכת מספר דקות ואינה כרוכה בהעברת נתונים. יש להפעיל את ה-API ב-Open Dental, להדביק את המפתח שאנו מספקים, ולבדוק שה-eConnector פועל. לאחר מכן, בלוח המחוונים שלנו, יש להגדיר את שעות הקבלה של כל רופא ואת סוגי התורים שהמטופלים יכולים לבחור, כולל משך כל תור. הפעילו את האפשרות להזמנת תורים מקוונת למטופלים חדשים; בלעדיה, מטופלי Open Dental לא יוכלו להשלים את תהליך ההזמנה. אנו מעתיקים את דפוס הזמנים שלכם ואת הכיסאות הרגילים של כל מטפל מהפגישות הקיימות שלכם. לאחר מכן, הציבו את קישור ההזמנה באתר האינטרנט שלכם, בפרופיל Google שלכם, או בהודעות הטקסט והמיילים שלכם. לפני העלייה לאוויר, הזמינו כמה פגישות ניסיון ובדקו היכן הן מופיעות במודול הפגישות.
Web Sched הוא מערכת ההזמנות המקוונת של Open Dental, המהווה חלק מ-eServices. המערכת מוגדרת בתוך Open Dental, וכפי שמתואר במדריך של Open Dental, אתם מגדירים את סוגי התורים ב-Web Sched עם משך הזמן ודפוס השעות הייחודיים להם, ומקשרים אותם לחדרי הטיפול וללוחות הזמנים של המטפלים שאליהם ניתן להזמין תורים. דבר זה מאפשר שליטה מדויקת על איזה כיסא כל סוג הזמנה יכול להשתמש, וזהו יתרון משמעותי. מערכת ההזמנות המקוונת שלנו משתמשת בשעות העבודה של המטפלים ובסוגי התורים עם משכי הזמן שהגדרתם בלוח הבקרה שלנו, מסתירה זמנים שכבר הוזמנו ב-Open Dental, בודקת את Open Dental בזמן אמת לפני כל הזמנה, ומכניסה תורים חדשים לכיסא הפנוי הראשון לפי הסדר הרגיל של אותו מטפל. המערכת אינה מגבילה סוג תור לחדרי טיפול מסוימים. אם לוח הזמנים שלכם תלוי בקישור כל סוג תור לכיסאות ספציפיים, ייתכן ש-Web Sched יתאים יותר לצרכים אלה. המערכת שלנו שימושית כאשר אתם רוצים שההזמנות יתנהלו במקביל לשאר התהליכים שאנו מפעילים ב-Open Dental, כגון טפסי קבלה, תזכורות ומזכירת ה-AI.
הרישום מתבצע באופן ישיר, ללא תיבת בקשות ביניים. המטופל רואה אישור ברגע שהבדיקה המקוונת מסתיימת, והתיק הרפואי והתור נרשמים ב-Open Dental זמן קצר לאחר מכן. אם הרישום נכשל, אנו מנסים שוב באופן אוטומטי, וההזמנה מסומנת לצוות שלכם. הזמנת תורים מקוונת ב-Open Dental היא תכונה חדשה יחסית בהשוואה לשאר התכונות של Open Dental, לכן מומלץ לבדוק את הזמנות השבוע הראשון במודול "תורים".
בשלוש דרכים. לא מוצעים מועדים שכבר הוזמנו ב-Open Dental עבור אותו מטפל, וכך גם לא מועדים שבהם כל הכיסאות תפוסים. רגע לפני השמירה, אנו קוראים שוב את הנתונים בזמן אמת מ-Open Dental, כולל כל מה ש-Web Sched או דלפק הקבלה שלכם הזמינו זה עתה, ומסרבים לאשר את המועד אם המטפל או כל הכיסאות תפוסים. וההזמנה נכנסת רק לכיסא פנוי למשך כל הביקור. אם לא ניתן להתחבר ל-Open Dental, לא מוצגים זמנים ואף הזמנה לא נשמרת, ולכן המטופל מתבקש לנסות שוב או להתקשר במקום להזמין תור "על עיוור".
כל עוד סוג התור שהמטופל בחר תואם למשכי הזמן שהגדרת בלוח הבקרה שלנו. אנו מתאימים את דפוס זמני הרופא והעוזר כך שיתאימו לתורים שאתה קובע בעצמך, כך שההזמנה תחסום את זמנו של נותן השירות בדיוק כפי שקורה בתורים שאתה קובע ידנית. ודא שמשך הזמן של כל סוג תור תואם למשך הזמן שבו אתה מזמין אותו בפועל.
חדר הטיפול הראשון הפנוי לכל אורך הביקור. אנו בודקים תחילה את הכיסאות שבהם המטפל מוזמן בתדירות הגבוהה ביותר (כמטפל או כשיננית), לאחר מכן את שאר הכיסאות במרפאה, ולבסוף כל כיסא אחר בלוח הזמנים של אותו יום. אם כל הכיסאות תפוסים, הזמן לא מוצע. זה נעשה לפי סדר הכיסאות הרגיל של הרופא שלכם, ולא לפי כלל לפי סוג, אז בדקו לאן מגיעות ההזמנות המקוונות בשבוע הראשון שלכם.
כן. ב-Open Dental, הזמנת תורים מקוונת פועלת כרגע רק במסגרת תהליך קבלת מטופלים חדשים, ולכן יש להפעיל את הזמנת התורים המקוונת למטופלים חדשים בהגדרות התזמון שלנו. מטופל שבוחר באפשרות 'מטופל קיים' מקבל הודעת שגיאה ונאלץ לחזור ולבחור באפשרות 'מטופל חדש'. מכיוון שמדובר בתהליך לרישום מטופלים חדשים, טיפולי ניקוי וסוגי תורים אחרים בתחום ההיגיינה אינם מוצעים עדיין באופן מקוון למרפאות המשתמשות ב-Open Dental. לפני יצירת תיק רפואי, אנו מחפשים תיק קיים לפי שם ותאריך לידה, ולאחר מכן לפי שם בלבד, מספר טלפון ודוא"ל, ויוצרים רשומת מטופל חדש רק אם לא נמצא התאמה. התאמה של מספר טלפון או דוא"ל אחד בלבד יכולה לקשר את ההזמנה לאותו תיק רפואי גם אם השם שונה, לכן יש לבדוק את התיק הרפואי בהזמנות מקוונות חדשות. אנו עדיין לא רושמים את דף ההזמנה המקוונת כמקור הפניה נפרד ב-Open Dental, ותיק חדש שנוצר מהזמנה מקוונת עשוי להציג את 'AI Voice Receptionist' כמקור ההפניה שלו. יש לתקן זאת ב-Open Dental אם אתם עוקבים אחר מקורות הפניה.
כן, אם הוסיפו את כרטיס התור הדיגיטלי שלנו לארנק הדיגיטלי בטלפון שלהם. בכרטיס יש קישור לניהול, דרכו הם יכולים לבטל או לדחות את הביקור. הודעת התזכורת SMS והדוא"ל אינן כוללות קישור זה; מטופל המשיב "R" להודעת התזכורת מתבקש להתקשר למרפאה. ביטול באמצעות קישור הניהול מגדיר את התור כ"מבוטל" (Broken) ב-Open Dental עם הערה המציינת את הסיבה, ומרפאתכם מקבלת דוא"ל. הערה זו מחליפה כל הערה קיימת לגבי התור. צוות המרפאה יכול גם לקבוע מועד חדש מהלוח המחוונים, והפקידת קבלה הממוחשבת יכולה לעשות זאת בטלפון. ב-Open Dental, קביעת מועד חדש מזמינה את השעה החדשה ואז מבטלת את התור המקורי.
לא. רשימת הזמנים שלנו והבדיקה בזמן אמת לפני השמירה שואבות את המידע מה-Web Sched ומדלפק הקבלה שלכם, שכבר ביצעו הזמנות ב-Open Dental. אם אתם מפעילים את שתי התוכנות, החליטו לאיזה קישור הזמנה מוביל לאן, כדי שהמטופלים לא יופנו לשני דפים שונים.
לא. זה פועל באמצעות ה-API של Open Dental ו-eConnector שכבר מותקן בשרת שלכם. אתם מפעילים את ה-API ומוסיפים את המפתח שאנו מנפיקים. תוכלו להשבית את המפתח הזה בתוך Open Dental בכל עת שתרצו, ואז נאבד את הגישה.
אם אתם משתמשים בתוכנת Open Dental ורוצים שהמטופלים יוכלו לקבוע תורים באופן מקוון, מערכת זו מציעה זמנים בתוך שעות הקבלה שקבעתם, מתעלמת מזמנים שכבר נקבעו ב-Open Dental, בודקת את Open Dental בזמן אמת לפני כל קביעת תור, ומכניסה את התור למשך הזמן המתאים לסוג התור בכיסא פנוי. היו מודעים ליתרונות ולחסרונות. מטופלים חוזרים עוברים את תהליך הרישום של מטופלים חדשים, כולל התאמת התיק הרפואי; עדיין לא ניתן להזמין טיפולי ניקוי שיניים באופן מקוון; והכיסא מוקצה לפי הסדר הרגיל של המטפל שלכם, ולא לפי כללים לפי סוג הטיפול כפי שעושה Web Sched. בדקו מקרוב את ההזמנות בשבוע הראשון.
Open Dental הוא סימן מסחרי של Open Dental Software, Inc. Intake.Dental הוא מוצר עצמאי, שאינו קשור ל-Open Dental Software, Inc., אינו נתמך על-ידה ואינו ממומן על-ידה.
המטופלים בוחרים מבין השעות וסוגי התורים שהגדרת עבור כל מטפל בלוח הבקרה שלנו. שעות שכבר הוזמנו ב-Open Dental אינן מוצעות. לפני שמירת ההזמנה, אנו בודקים בזמן אמת ב-Open Dental את הזמינות של אותו מטפל ובאותו זמן, ומחפשים כיסא פנוי. אם שניהם פנויים, ההזמנה נכנסת כפגישה חדשה במודול הפגישות שלכם, באורך סוג הפגישה שהמטופל בחר, בחדר הטיפולים הפנוי הראשון, החל מהכיסאות שהמטפל משתמש בהם ביותר. לפני שתשוו זאת ל-Web Sched, שימו לב למגבלה אחת: ב-Open Dental, ההזמנה המקוונת מתבצעת כרגע דרך תהליך קבלת מטופלים חדשים, ולכן עדיין לא ניתן להזמין ניקוי שיניים באופן מקוון.
הדגמה של 20 דקות באמצעות לוח הזמנים והקודים הפרוצדורליים שלך. ללא החלפה, ללא העברה, ללא צורך בהחלפת מערכת.
